RECHTSTIPP Nr. 23

Rechnungslegung und Forderungsmanagement in Krisenzeiten

Viva Ausgabe Nr. 29

 

 

 

 

 

 

Wie Sie sicherlich wissen, erleben wir gerade in Spanien schwierige Zeiten. Die hohe Arbeitslosigkeit, die vielen Pleiten und eine dadurch teilweise auch kulturell bedingte schlechte Zah-lungsmoral machen uns alle fertig. Dabei ist es für Firmen, Selbstständige und normale Bürger oft überlebenswichtig, dass Ihre Zahlungsforderungen rechtzeitig erfüllt werden. Wie viele Unternehmen gehen pleite, oder haben große Schwierigkeiten, weil sie es nicht schaffen, ihre Rechnungen rechtzeitig oder überhaupt zu kassieren bzw. einzufordern? Wie viele Arbeiter und Angestellte müssen auf Ihren Lohn warten, weil Ihr Chef wegen der Zahlungsausfälle oder Zahlungsverzögerungen kein Geld für die Gehälter hat? Wie viele verlieren deswegen ihren Job? Die Zahlungsmoral in Spanien war ja nie besonders gut, aber die Krise hat sie natürlich noch verschlechtert. Sind Sie Freiberufler oder Unternehmer, prüfen Sie jetzt mal, ob Sie schon alles richtig machen, um Ausfälle zu verhindern!

 

Wie beuge ich Zahlungsausfällen vor?

Der gesunde Menschenverstand ist hier auch sehr wichtig!

a) wenn Sie immer Vorkasse verlangen, dann haben Sie nie Ausfälle.

b) verlieren Sie lieber einen (schlechten) Kunden als große Risikos einzugehen, lassen Sie sich nicht vom möglichen Umsatzentgang blenden;

c) lassen Sie sich Ihre Forderungen garantieren (durch Bürgschaften, Hypotheken, solidarische Bürgschaft des Geschäftsführers, Eigentumsvorbehalt, usw.);

d) vergessen Sie Ihre Rechnungen nicht und „verfolgen“ Sie Ihre Schuldner, damit Sie nicht glauben, vergessen worden zu sein;

e) senden Sie die Rechnung für die geleisteten Dienstleistungen so schnell wie möglich;

f) lassen Sie sich immer vor Erbringung der Dienstleistung einen Kostenvoranschlag oder Lieferschein unterschreiben;

g) erkundigen Sie sich über Ihren Kunden (ist er solvent? Ist er nur vorübergehend auf der Insel? Hat er eingetragene Immobilien? Arbeitet er? Woher kommt sein Einkommen? Welchen Ruf hat er/sie?) und lassen Sie sich nicht von teuren (vielleicht geleasten) Autos oder von schicken, angebe-rischen Uhren oder Anzügen blenden;

h) verlangen Sie immer eine sogenannte „provisión de fondos“ (Ausgabenvorschuss) wenn Sie für Ihren Kunden Geld ausgeben müssen, so verhindern Sie, Geld für Ihre Kunden vorstrecken zu müssen.

i) liefern Sie keine Waren, ohne dass der Empfänger mit Unterschrift und Stempel den Erhalt quittiert,

j) vergessen Sie nicht, dass die Aufgabe, die Rechnungen zu kassieren, ein sehr wichtiger Teil Ihres Geschäfts ist: Es bringt nichts, wenn Sie als bester Zahnarzt der Welt Ihren Kunden ohne Widerstand die Zähne ziehen können, aber nicht dazu fähig sind, Ihnen Ihr hart verdientes Honorar aus der Tasche zu ziehen: Sie arbeiten ja hart und gut für Ihre Kunden, also seien Sie nicht schüchtern und fragen Sie offen und direkt nach Ihrem hart verdienten Geld.

 

Was soll ich beim Rechnungsversand beachten?

a) Schicken Sie Ihre Rechnung so bald wie möglich (je nach Zahlungskonditionen) sofort nach Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung, damit der Schuldner sich gut an sie erinnert); je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher wird in der Regel die Nichtzahlung, denn die Dankbarkeit für die gut gemachte Arbeit vergeht mit der Zeit.

b) Passen Sie gut auf, dass die Rechnung absolut richtig ist, und sie alle notwendigen Informationen beinhaltet, die der Gesetzgeber verlangt, damit sie nicht korrigiert werden muss:

1. Rechnungsnummer;

2. Datum der Rechnung;

3. Datum der erbrachten Dienstleistungen (wenn abweichend);

4. kompletter Name oder Bezeichnung von Ihnen und vom Kunden, mit Adresse und Steuernummer;

5. Beschreibung der Dienstleistung;

6. Steuersatz und Steuerbetrag; und eventuell Einkommensteuerabzug.

• Nach Sendung einer Rechnung notieren Sie sich ein Datum, um zu prüfen, ob sie bezahlt wurde oder nicht. Der Schuldner soll nie glauben, dass man ihn vergessen hat!

• Außerdem empfehle ich auch Folgendes auf die Rechnungen zu schreiben:

1. Bankkonto mit IBAN und Swift-Code;

2. Zahlungsfrist;

3. bei Warenlieferungen, Eigentumsvorbehalt bis zur kompletten Zahlung (das muss vor dem Verkauf vereinbart worden sein, zum Beispiel im Lieferschein);

4. bei Preisnachlässen, diese sollten nur „bei Zahlung innerhalb der nächsten 15 Tagen“ gelten (damit Sie keinem Kunden Preisnachlässe gewähren, die trotzdem nicht zahlen werden); verlangen Sie eine Empfangsbestätigung der Rechnung und wenn nicht sofort bezahlt wird, dann verlangen Sie, wenn möglich, einen Scheck oder „Pagaré“ (Schuldschein, der vollstreckbar ist).

 

Wie schnell müssen die Kunden überhaupt meine Rechnungen zahlen?

a) Vereinbaren Sie im Voraus die Zahlungsfristen, dann müssen sich die Vertragspartner daran halten;

b) wenn man nichts anderes abgemacht hat, ist die normale Zahlungsfrist 15 Tage, bei Warenlieferungen ist sofortige Zahlung auch normal;

c) zwischen Unternehmern darf man in der Regel seit Januar 2013 keine längere Frist als 60 Tage ab Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung vereinbaren (Ley 3/2004 und Ley 15/2010 de medidas de lucha contra la morosidad“, EU-Richtlinie 35/2009); der Lieferant muss aber dafür seine Rechnung innerhalb der ersten 30 Tage nach Erhalt der Ware oder der Dienstleistung geschickt haben.

Die Ämter müssen ab 2013 spätestens innerhalb von 30 Tagen zahlen.

Zahlt der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, muss er legale Zinsen zahlen + 7 Prozent Strafzins per anno, sowie die tatsächlich angefallenen Mahnungskosten sowie Anwaltskosten oder Postkosten, usw.(bis höchstens den Betrag der Schuld; oder bis 15 Prozent des geforderten Betrages, wenn die Forderung höher als 30.000 Euro ist). Hat man keinen Erfolg mit den außergerichtlichen Forderungen, dann wird Ihnen Ihr Anwalt den besten Weg empfehlen, das Geld gerichtlich zu verlangen, oder er wird Ihnen eventuell empfehlen, den Betrag abzuschreiben.

 

Wie reagiere ich, wenn ein Schuldner meine Rechnungen nicht zahlt?

a) Hören Sie lieber auf, weitere Dienstleistungen zu erbringen oder Waren zu senden, machen Sie den Verlust nicht noch größer, in der Hoffnung, dass er doch noch zahlen wird: Konzentrieren Sie sich lieber auf zahlende Kunden, das ist besser fürs Geschäft;

b) konsultieren Sie einen Anwalt und danach suchen Sie eventuell eine seriöse Inkassofirma;

c) schreiben Sie lieber nicht selbst Zahlungsmahnungen, lassen Sie sie vom Anwalt schreiben;

d) prüfen Sie oder lassen Sie vom Anwalt prüfen, ob die Firma in Konkurs ist (um sich rechtzeitig am Konkurs zu beteiligen, so dass die Forderung nicht verloren geht);

e) „googeln“ Sie regelmäßig Ihren Schuldner, oder holen Sie sich Informationen von Firmen wie Axesor oder Iberinform;

f) informieren Sie Ihren Steuerberater über die Zahlungsausfälle, er kann die unbezahlten Rechnungen abschreiben, damit Sie mindestens dafür keine Steuern zahlen.

 

Wenn Sie trotz meiner Empfehlung Zahlungsaufforderungen schicken wollen, beachten Sie bitte Folgendes:

a) Prüfen Sie genau die Richtigkeit der Forderung bevor Sie die Mahnung mit einer Kopie der unbezahlten Rechnung senden und prüfen Sie auch, dass die Rechnung doch nicht schon bezahlt wurde (wir wollen ja gute, nette, anständige, zahlende Kunden nicht ärgern!);

b) bleiben Sie trotz allem höflich und werden Sie nicht unangenehm, aggressiv oder beleidigend (damit der Kunde nicht einen neuen Grund hat, nicht zu zahlen: Stolz);

c) bieten Sie dem Schuldner an, Sie anzurufen, wenn er Fragen hat oder Informationen über die Rechnung braucht;

d) im ersten Brief, geben Sie dem Schuldner keine Zahlungsfrist, verlangen Sie höflich die umgehende Zahlung;

e) geben Sie nicht an, dass es weitere Mahnungen geben wird oder z.B. dass diese die „erste“ Mahnung ist;

f) Siezen Sie den Schuldner, auch wenn Sie ihn gut kennen;

g) schreiben Sie keine langen Briefe, ein Blatt reicht vollkommen;

h) schreiben Sie einfach und klar und erklären Sie konkret und deutlich, welche Rechnung bezahlt werden muss, den Betrag, die Zinsen, usw.;

h) erklären Sie kurz, dass es für den Schuldner von Vorteil sein wird, schnell zu zahlen;

i) wenn Sie eine Firma anschreiben, adressieren Sie den Brief namentlich an jemand Konkretes (an den Chef/Ent-scheidungsträger);

j), unterschreiben Sie selbst den Brief (nicht Ihre Sekretärin!);

k) vergessen Sie nicht, dass der Kunde die Rechnung sowie jeden Brief als Beweis gegen Sie in einem möglichen Prozess verwenden kann, schreiben Sie wenig und am besten natürlich nichts, was Sie später bereuen könnten;

l) senden Sie den Brief per „burofax certificado con acuse de recibo“ wenn es ernst ist (=Einschreibebrief mit Rückmeldeschein und postalische Bescheinigung des Inhaltes), besser als per Email;

m) machen Sie keine leere Drohungen und senden Sie nicht mehr als zwei Briefe; erst im zweiten Brief sollten Sie gerichtliche Schritten ankündigen und eine Frist setzen.

 

Mit freundlichen Grüßen

Ihr José Antonio Pérez Alonso

Rechtsanwalt Kanzlei Pérez Alonso & Partner

 

 

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